Funktionsweise des QM-Systems       … am Beispiel `Einführung neuer KollegenInnen´ (s. unten)

 An diesem Beispiel soll aufgezeigt werden, wie das QM-System der ZGB prinzipiell funktioniert.

 Zunächst die Struktur der QM-Dokumente - Dokumentationspyramide:

 

 

Gleichschenkliges Dreieck: Leit­ bild Trapezoid: QM-Handbuch Trapezoid: Prozessbe­ schreibungen Trapezoid: Arbeitsan- weisungen Trapezoid: Arbeitspapiere: Checklisten, Formulare, Protokolle, Briefe, Statistiken, … Textfeld: Dokumentationspyramide Gleichschenkliges Dreieck: Leit­ ziele Trapezoid: QMH 6 Ressourcen Trapezoid: Unterstützungs-prozesse Textfeld: Dokumentationspyramide Trapezoid: Arbeits­ anweisungen Trapezoid: Arbeitspapiere: Checklisten, Formulare, Protokolle, Briefe, Statistiken, … Textfeld: Leitziele - Beispiel für Einsatz der KollegenInnen an der ZGB. ·    Leitziel 2:     „Der effektive Personaleinsatz erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen Fachkompetenzen und Neigungen.“ ·    Leitziel 3:     „Das Lehr- und Lernumfeld unterliegt einem stetigen Optimierungsprozess. Die ZGB verpflichtet sich zur ständigen Verbesserung ihres QM-Systems, ihrer Prozesse und Leistungen.“ Textfeld: QMH – Bezug zu Personellen Ressourcen ® QMH 6: Management von Ressourcen ® Auszug - Kapitel 6.2 Pers. Ressourcen Textfeld: Als verknüpfte Arbeitspapiere sind hinterlegt: ® Formular F 6-1.2-1T  Einführung v. KollegenInnen - 1. Beschäftigungstag-Checkliste ® Formular F 6-1.2-1M  Einführung KollegenInnen -1. Beschäftigungsmonat-Checkliste ® Formular F 6-1.2-1J  Einführung v. KollegenInnen - 1. Beschäftigungsjahr-Checkliste Textfeld: Das Leitbild besteht aus unseren Leitzielen, die vom Kollegium gemeinsam formuliert und verabschiedet wurden. Ausgehend vom Bildungsauftrag und den Interessen der verschiedenen am Schulleben beteiligten Gruppen enthält es unsere umfassenden Absichten und die zugrunde gelegten Werte. Es deckt mehrdimensional die verschiedenen Kriterienbereiche von Schule ab. Deshalb wurde besonderer Wert darauf gelegt, die Prägung durch die Leitziele auf alle Funktionen auch jeweils im QM-Handbuch aufzuzeigen. ® zu den Leitzielen Textfeld: Das QM-Handbuch legt die Aufbau- und Ablauforganisation  derZGB dar. Es beschreibt die Funktionsweise des QM-Systems, verweist auf mitgeltende Unterlagen, insbesondere die die Funktionsbereiche übergreifenden Prozessbeschreibungen ® z. Inhaltsverzeichnis QM-Handbuch Textfeld: Die Prozessbeschreibungen legen sowohl graphisch in Form von Flussdiagrammen als auch verbal mit hinterlegten Prozessablaufbeschreibungen die Abläufe an der ZGB dar. Die Stellenbereiche sind zugeordnet, ihr Beteiligungsgrad ist angegeben (Verantwortungsmatrix). ® zum   Prozessmodell der ZGB Textfeld: Die Arbeitsanweisungen beschreiben konkret die Tätigkeiten und Maßnahmen für eine bestimmte Aufgabe. Textfeld: Die Arbeitspapiere sind Hilfsunterlagen zum Ausführen von Aufgaben oder auch Aufzeichnungen zur Dokumentation von Prozess- und Produktergebnissen.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Textfeld: Eine Arbeitsanweisung für die einzelnen Schritte der Einführung ist nicht erforderlich, da die Arbeitsschritte in der Prozessablaufbeschreibung (PAB) hinterlegt sind. Die PAB lässt sich auch durch Klick auf ein Symbol im Flussdiagramm (s.o.) aufrufen ® PAB-von UP 6-1.2 Einführung …

 Textfeld: Prozessbeschreibung (Flussdiagramm und Prozessablaufbeschreibung) ® Unterstützungsprozess UP 6-1.2 Einführung von KollegenInnen

 

 

 

 

 

 

Prozessüberwachung:

®    Für die Überwachung dieses Prozesses steht auch eine Kennzahl zur Verfügung.

®    Jährlich werden interne Audits durchgeführt, um die Wirksamkeit des QM-Systems, einzelner Prozesse und Leistungen 

      sowie der Eignung der QM-Darlegung zu überprüfen. In Interviews mit den Betroffenen können diesbezüglich die

      Zweckeignung  überprüft, Rückmeldungen gegeben oder Änderungsbedarf aufgezeigt werden.

Verfügbarkeit der Dokumente:

®    Die komplette QM-Dokumentation ist im Intranet zur Verfügung gestellt. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Dokument

      (QM-Handbuch-Kapitel, eine Prozessbeschreibung, ein Formular, eine Kennzahl, …) aufzurufen:

1.   Graphische Navigation über das Prozessmodell der ZGB ® s. Homepage-Seite: `Unser QM-System zum Testen´

2.   Einloggen in das dynamische DokWeb-Tool der SYCAT-Software ® Überblick über alle Dokumente mit Suchfunktion ®

    s. Homepage-Seite `Software-Einsatz´ ® Beschreibung (kein direkter Zugriff ins Intranet der ZGB möglich)